GPS-Tracking von Firmenfahrzeugen gehört in vielen Unternehmen längst zum Alltag, ob im Handwerk, in der Produktion oder im Außendienst. Was sich zunächst nach einer praktischen Methode zur Erleichterung der Einsatzplanung oder zum Schutz der Fahrzeuge anhört, ist aus Datenschutzsicht nicht immer ganz unproblematisch. Sobald sich die erhobenen Standortdaten einer bestimmten Person zuordnen lassen, handelt es sich um personenbezogene Daten. Für deren Erhebung und Verarbeitung müssen bestimmte gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Wann ist eine Ortung zulässig?
Unternehmen müssen nachweisen können, dass die GPS-Ortung auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruht und für einen konkreten Zweck erforderlich ist. Die Anforderungen der Aufsichtsbehörde sind diesbezüglich hoch:
- Einwilligung: Eine Einwilligung von Beschäftigten ist häufig keine geeignete Grundlage, da aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses im Arbeitsverhältnis Zweifel an ihrer Freiwilligkeit bestehen können.
- Erforderlichkeit für das Arbeitsverhältnis: Die bloße Kontrolle von Arbeitszeiten, Fahrstrecken oder des allgemeinen Arbeitsverhaltens rechtfertigt eine dauerhafte Ortung in der Regel nicht.
- Gesetzliche Verpflichtungen: Bestehen gesetzliche Dokumentationspflichten, beispielsweise zu Lenk- und Ruhezeiten, muss geprüft werden, ob dafür bereits vorhandene Systeme wie der Fahrtenschreiber ausreichen.
- Berechtigtes Interesse: Eine Ortung kann im Einzelfall zulässig sein, wenn ein konkretes berechtigtes Interesse besteht und die Interessen der Beschäftigten nicht überwiegen. Allgemeine Sicherheitsbedenken oder eine vorsorgliche, flächendeckende Datenerhebung reichen dafür nicht ohne Weiteres aus.
Ist die Ortung gerechtfertigt, sollte sie so datensparsam wie möglich gestaltet werden. Denkbar sind beispielsweise eine zeitliche Begrenzung, eine Beschränkung auf bestimmte Einsatzsituationen oder eine Aktivierung nur bei konkretem Bedarf.
Welche Informationspflichten gelten gegenüber Beschäftigten?
Mitarbeitende müssen transparent darüber informiert werden, ob und in welchem Umfang ihr Standort erfasst wird. Dazu gehört insbesondere der Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage, die Speicherdauer und die Empfänger der Daten. Wird die Ortung auf ein berechtigtes Interesse gestützt, muss zudem auf das entsprechende Widerspruchsrecht hingewiesen werden.
Diese Informationen müssen rechtzeitig vor Beginn der Datenverarbeitung bereitgestellt werden. Auch ein Testbetrieb mit realen Beschäftigtendaten darf nicht ohne Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgen.
Ist im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, sind außerdem dessen Mitbestimmungsrechte zu beachten. Eine Betriebsvereinbarung kann die konkrete Ausgestaltung der GPS-Ortung regeln, ersetzt jedoch nicht automatisch die erforderliche datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage.
Darüber hinaus ist vor der Einführung zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Bei der systematischen Überwachung von Beschäftigten kann diese Pflicht insbesondere dann bestehen, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für deren Rechte und Freiheiten mit sich bringt.
Was ist bei einer privaten Nutzung der Firmenfahrzeuge zu beachten?
Bei zulässiger Privatnutzung muss technisch sichergestellt werden, dass während privater Fahrten keine Ortungsdaten erfasst werden, beispielsweise durch einen zuverlässig funktionierenden Privatmodus.
Unsere Empfehlung für Unternehmen
- Zweck klar definieren: Legen Sie fest, warum die Ortung erforderlich ist, und prüfen Sie mögliche Alternativen beziehungsweise mildere Mittel.
- Datenerhebung begrenzen: Erfassen Sie nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich benötigt werden.
- Beschäftigte transparent informieren: Stellen Sie alle erforderlichen Datenschutzinformationen rechtzeitig zur Verfügung.
- Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen: Klären Sie vor der Einführung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist und führen Sie diese gegebenenfalls durch. Ihr Datenschutzbeauftragter kann Sie dabei unterstützen.
- Betriebsrat einbeziehen: Berücksichtigen Sie bestehende Mitbestimmungsrechte rechtzeitig.
- Privatsphäre schützen: Sorgen Sie bei privater Fahrzeugnutzung für eine zuverlässige Abschaltmöglichkeit der Ortung.
GPS-Tracking kann für Unternehmen sinnvoll sein, darf aber nicht zu einer unverhältnismäßigen Überwachung von Beschäftigten führen. Wer den Einsatz sorgfältig plant, die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen prüft und die Privatsphäre der Mitarbeitenden respektiert, reduziert rechtliche Risiken und schafft Transparenz.
Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie dabei, den Einsatz von GPS-Trackern datenschutzkonform zu gestalten und rechtliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu reduzieren.