Skip to content

Datenschutzblog

Schatten-KI im Unternehmensalltag: Risiken, Chancen und Lösungen

a close up of a computer screen with Open AI

Was ist „Schatten KI“

Künstliche Intelligenz ist längst Teil des Arbeitsalltags. Ob Texterstellung, Datenanalyse oder Bildgenerierung. KI-Tools wie ChatGPT, Copilot oder Midjourney bieten enorme Effizienzgewinne. Doch nicht jede Nutzung erfolgt im Einklang mit den internen IT- und Datenschutzvorgaben.

Der Begriff Schatten-KI beschreibt den Einsatz solcher Tools durch Mitarbeitende ohne Freigabe oder Kontrolle durch IT und Datenschutzbeauftragte. Diese Anwendungen laufen außerhalb der offiziellen Infrastruktur, werden oft spontan und eigeninitiativ genutzt und entziehen sich damit der datenschutzrechtlichen Kontrolle. Die Ursachen sind vielfältig: fehlende Richtlinien, Zeitdruck, Unwissenheit oder technologische Neugier. Laut einer Handelsblatt-Umfrage aus dem Jahr 2025 nutzen sieben von zehn Beschäftigten KI-Werkzeuge ohne Freigabe ihrer Firma. Besonders betroffen sind Marketing, HR und Softwareentwicklung. Für Unternehmen bedeutet das: Schatten-KI ist kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Risiko, das aktiv angegangen werden muss.

Schatten-KI ist dabei nicht nur ein technisches oder rechtliches Problem – sie ist Ausdruck eines kulturellen Wandels. Mitarbeitende wollen moderne Werkzeuge nutzen, um ihre Arbeit effizienter und kreativer zu gestalten. Wenn Unternehmen hier keine klaren Rahmenbedingungen schaffen, entsteht ein Graubereich, in dem Innovation und Risiko eng beieinanderliegen.

Datenschutzrechtliche Risiken

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt klare Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten – Anforderungen, die durch Schatten-KI häufig verletzt werden. Ein zentrales Problem ist die fehlende Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO): Unternehmen müssen jederzeit nachweisen können, welche Daten wie und warum verarbeitet wurden. Schatten-KI entzieht sich dieser Pflicht, da sie weder dokumentiert noch kontrolliert wird.

Hinzu kommt die fehlende Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine gültige Grundlage vorliegt – etwa Einwilligung oder Vertragserfüllung. Schatten-KI wird oft ohne Prüfung dieser Voraussetzungen eingesetzt. Auch die Informationspflichten gegenüber Betroffenen (Art. 13/14 DSGVO) bleiben meist unerfüllt, da die Datenverarbeitung im Verborgenen geschieht.

Besonders kritisch wird es, wenn sensible Daten wie Gesundheitsinformationen, Bewerbungsunterlagen oder Kundendaten betroffen sind. In solchen Fällen drohen nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch Reputationsschäden. Unternehmen müssen sich bewusst machen: Jeder unkontrollierte KI-Einsatz kann zum Compliance-Risiko werden – und im schlimmsten Fall zur Datenschutzverletzung mit Meldepflicht.

Strategien zur datenschutzkonformen Kontrolle von Schatten-KI

Um Schatten-KI wirksam zu begegnen, sollten Unternehmen einen strukturierten und datenschutzorientierten Ansatz verfolgen. Der erste Schritt ist die Entwicklung einer KI-Richtlinie, die klar regelt, welche Tools erlaubt sind, welche Daten verarbeitet werden dürfen und wie neue Anwendungen geprüft und freigegeben werden. Diese Richtlinie sollte eng mit der IT- und Datenschutzstrategie verknüpft sein.

Parallel dazu ist es wichtig, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu aktualisieren und KI-Anwendungen transparent zu dokumentieren. Technisch empfiehlt sich der Einsatz von WhitelistingMonitoring und regelmäßigen Audits, um unautorisierte Tools frühzeitig zu erkennen und zu unterbinden.

Ein weiterer zentraler Baustein ist die Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Schulungen und Workshops helfen, das Bewusstsein für Datenschutzrisiken zu stärken und Schatten-KI zu vermeiden. Mitarbeitende müssen verstehen, dass Datenschutz kein Innovationshindernis ist – sondern eine Voraussetzung für nachhaltige Digitalisierung.

Darüber hinaus sollten Unternehmen sogenannte „KI-Innovationsräume“ schaffen – kontrollierte Umgebungen, in denen neue Tools getestet und bewertet werden können. So lassen sich Potenziale frühzeitig erkennen, ohne die Compliance zu gefährden. Auch die Einbindung von Betriebsräten und Datenschutzbeauftragten in die Tool-Auswahl kann helfen, Akzeptanz und Sicherheit zu erhöhen.

Fazit

Der Einsatz von KI bietet Unternehmen enorme Chancen – von Effizienzsteigerung bis hin zu neuen Geschäftsmodellen. Gleichzeitig zeigt das Phänomen der Schatten-KI, wie schnell Innovation an etablierten Prozessen vorbeilaufen kann. Umso wichtiger ist es, klare interne Regeln zu schaffen, technische Schutzmaßnahmen zu etablieren und Mitarbeitende für die Risiken zu sensibilisieren.

Unternehmen, die proaktiv handeln, positionieren sich nicht nur als technologisch fortschrittlich, sondern auch als verantwortungsbewusst. Sie schaffen ein Umfeld, in dem Innovation und Datenschutz miteinander vereinbar sind und in der Mitarbeitende befähigt werden, KI sicher und sinnvoll einzusetzen.

Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden. Datenschutz ist kein reines Compliance-Thema – sondern ein strategischer Erfolgsfaktor im verantwortungsvollen Umgang mit Künstlicher Intelligenz.

An den Anfang scrollen